Formandens beretning 2017

Formandens beretning

Kære medlemmer af Haveforeningen Baagø

Sikke et år det har været. Der er sket så meget, at jeg ikke synes, at jeg kan nå det ALT sammen igennem i denne beretning. Men jeg vil forsøge at sammenfatte ved at give nogle punktnedslag.

Jeg tiltrådte jo posten som helt ny og uprøvet formand med en meget ringe foreningserfaring sidste år i februar. Jeg kan huske, at jeg spurgte den afgående formand, Trine og hendes mand Jesper, om arbejdet var meget omfattende og om der var nogle særlige kompetencer, jeg burde erhverve mig. Det mente de ikke, men – Trine & Jesper – det skulle vise sig ikke helt at holde stik!

Lad mig skynde mig at slå fast, at jeg bestemt ikke er utilfreds, eller for den sags skyld har fortrudt, at jeg lod mig vælge. Det har været et krævende, men også meget spændende arbejde at være formand – og hold da op, hvor har der været meget at lære.

Året har udover den almindelige drift og det daglige arbejde i høj grad været kendetegnet ved nogle store udfordringer særligt i forbindelse med den noget overraskende konstatering af, at Baagø viser sig at være en midlertidig haveforening og at vores lejekontrakt som en direkte følge heraf mildest talt er noget utilfredsstillende. Vores udlejer, som er Odense Havn som udlejer og Fynsværket som fremlejeudlejer sætter jo nogle opsigelsesbetingelser, der kom bag på de fleste af os.

Heldigvis ser det nu ud til, at Fynsværket ikke umiddelbart har planer om at skulle udvide i vores retning og der er faldet lidt mere ro på vores situation, selvom varighed ikke er noget, vi kan opnå!

Det er også i det forgange år, at Odense Kommune kommer på banen med en række helt ufravigelige krav til igangsættelse af lovpligtig spildevandshåndtering og opmåling af bebyggelser. Og de har IKKE lagt skjul på, at de både KAN og VIL sætte magt bag ordene. Den kommende sæson kommer derfor til at bære præg af disse krav og der forestår et større arbejde med at imødekomme kommunens forlangender.

Blandt andet disse to forhold har betydet, at bestyrelsen har måttet øge sin mødekadence og at vi i perioder har måttet træde sammen stort set på ugebasis. Som sådan kan jeg da nærmest betragte det som et held i uheld, at jeg har måttet være sygemeldt fra mit arbejde først pga. et brækket ribben og derpå en brækket arm (hvor uheldig har man egentlig lov at være?). Jeg har således – helt uønsket – haft en del extra tid, som jeg har kunnet anvende i vores forenings tjeneste.

For nu at starte med begyndelsen: da jeg tiltrådte var jeg fuld af ideer om en række forskellige tiltag. Jeg nævner i flæng: Helårsvand og opsætning af vandmålere, revidering af de meget faste kutymer fx vedrørende bomåbning og -lukning, en større grad af digitalisering og dermed også åbenenhed og større informationsflow til medlemmerne. Jeg ville gerne lægge op til en større medlemsinddragelse og havde da også nogle besparelsesforslag, bl.a. en reduktion af udgifter til bestyrelsesarbejdet.

Det skulle vise sig, at man ikke bare kan komme og revolutionere en hæderkronet institution med masser af både skrevne og uskrevne regler.

Det skulle også vise sig, at aktiv deltagelse i en demokratisk institution ikke er en fast størrelse, som alle forstår det samme ved. Vi har derfor i Bestyrelsen måtte bruge rigtig meget tid på at forsøge på at delegere og ansvarliggøre hinanden og det viser sig, at vi nok ikke rigtig har magtet at blive helt tydelige i vores forventningsafstemninger. Der forestår derfor et større arbejde med at få gjort dette og i det hele taget få klarlagt alle de opgaver, der er, og få dem fordelt, så vi ved, at de bliver løftet.

I løbet af året er også flere medlemmer – af forskellige årsager – udtrådt af bestyrelsen. I Vurderingsudvalget var der opstået problemer og her var vi nødt til at på vores extraordinære generalforsamling at få valgt nogle nye kræfter for inden for en rimelig tidshorzont at kunne levere vurderinger til medlemmer, der ønskede at sælge. Heidi vil i sin beretning gøre nærmere rede for året i Vurderingsudvalget.

Ved samme extraordinære generalforsamling bemyndigedes bestyrelsen enstemmigt mandat til at finde en sekretær, der kunne hjælpe os med at få sat bedre skik på vores administrative procedurer. Jeg vil gerne strax benytte lejligheden til at sige TAK til Ulla, der er trådt til og allerede har leveret en enorm indsats. Hun har heldigvis også sagt ja til, at lade denne generalforsamling konfirmere hendes valg, og det håber både jeg og en enig bestyrelse på, at I vil stemme for.

Jeg vil også meget gerne rette en tak til Leif, der gennem en årrække har fungeret som kasserer. Han har valgt ikke at lade sig genopstille og har for få uger siden også trukket sig fra sin post. Han har oplevet, at arbejdsbyrden simpelthen blev for stor. Han har ikke følt, at han havde den nødvendige opbakning fra bestyrelsen. Derudover har han ikke syntes, at vort samarbejde med Marie, der er professionel revisor og som har forsøgt at samle trådene i årets regnskab, har været den rigtige løsning. Dette er helt uafhængigt af, at en enig bestyrelse rettede henvendelse til hende og anmodede om hendes hjælp. Vi er naturligvis kede af at måtte tage afsked med Leif, der har leveret en stor indsats, og vi ønsker ham alt godt.

Vi siger samtidig TAK til Marie, der har kigget tallene igennem og siger, at regnskabet nok er noget mangelfuldt. Hun anbefaler – helt på linje med den fungerende bestyrelse, at et fokus i den nye sæson må være at – som det så populært hedder – at trække streg i sandet og begynde det nye regnskabsår med at etablere et fornuftigt samarbejde mellem en nyvalgt kasserer i samarbejde med hende som vores eksterne revisor.

I det hele taget er kravene til regnskabsarbejdet generelt blevet meget større og vi kan konstatere, at Haveforeningen Baagø gennem en længere årrække – altså også i årene før Leif påtog sig posten – ikke helt har fulgt med tiden, hvorfor vi står med en udfordring på dette område i den nye sæson.

Desværre måtte vi også i det forløbne år skride til en drastisk handling og ekskludere et bestyrelsesmedlem, der ikke på betryggende vis kunne løfte opgaven.

Også ved den extraordinære generalforsamling tilkendegav de fremmødte tilsagn til det oplæg, som bestyrelsen fremlage om en generel professionalisering og en øget digitalisering af foreningens administration. Nogle at tiltagene er allerede i proces og er ved at blive implementerede. Den nye bestyrelse skal fortsætte dette arbejde og yderligere kvalificere oplægget. Det glæder vi os til.

Både Ordensudvalget og Teknisk Udvalg har stået med nogle vanskeligheder, der bl.a. har bevirket, at ”skidtbrevs”-procedurerne har fejlet. Vort medlemskartotek og vores opkrævningsprocedurer har simpelthen ikke været opdaterede Vi fik ikke fik vores telt ned i tide før den første efterårsstorm, selvom der ellers var mange medlemmer, der bekendtgjorde, at de var villige til at hjælpe. Den kommende sæsons bestyrelsesarbejde har en opgave i, at få systematiseret og beskrevet ansvarsfordeling på en måde, så INGEN kan være i tvivl. Når Heidi har afgive beretning fra Vurderingsudvalget, vil først John berette fra Teknisk Udvalg og Bo vil fremlægge beretning for Ordensudvalget.

Når I således ser, at vi i år skal have mange valg til forskellige poster – udover de sædvanlige – er der altså gode grunde til det.

Jeg skal også sige MANGE tak til de øvrige bestyrelsesmedlemmer og så sandelig også til de medlemmer, der på vores sommermøde meldte sig til at indgå i arbejdsgrupper og tænketanke i forbindelse med bl.a. spildevandshåndtering og pasning af det mangekantede, lilla pumpehus, der med kontraktfornyelsen i foråret blev vores ansvar. Vi har ikke glemt jer og vi vender – frygteligt – tilbage til jer, så snart den nye bestyrelse har konstitueret sig.

En stor tak også til festudvalget, der gennem hele sæson 20016 har stået for diverse overordentligt vellykkede arrangementer, herunder fast lørdagshygge, fejringen af Sct. Hans og ikke mindst et vidunderligt bal til vores sensommerfest. Vi er glade for indsatsen og håber, at i har gejsten til at gøre 2017 lisså festligt!!

Jeg skal også lige nå at nævne præmiehaverne. Sæsonens præmier gik til:

Xx for Xx
Xx for XX
XX for XX

Tillykke alle sammen!

Til slut vil jeg bare sige følgende: Når jeg ser frem mod både den nye sæson og de kommende år, kan jeg konstatere, at vi har mange både presserende opgaver og også en række sager, der mere ligger på den lange bane foran os. Der bliver en del arbejde, men det bliver også sjovt!! Jeg håber meget på en fortsat åben dialog og glæder mig til et godt samarbejde med nogle nye og aktive bestyrelsesmedlemmer og med foreningens øvrige medlemsskare, hvor det skal handle om at styrke vores forening, ruste os til at kunne håndtere fremtidens udfordringer, så vi fortsat kan nyde livet i vores dejlige haver.

God havesæson alle sammen!!!

Formand Henning Lang, 5. marts 2017.