Nyhedsmail november 17

Nyheder fra bestyrelsen
Fællesarbejde
Der var indkaldt til fællesarbejde d. 28. & 29. oktober. Indkaldelsen var desværre udsendt meget for sent, hvilket vi beklager meget og af den grund er der denne gang ingen sanktioner for ikke at møde op. Heldigvis mødte der trods den sene indkaldelse, en del haveejere op. Vi fik færdig gjort oprydningsarbejdet i have 105 og repareret en del af vejene. I den forbindelse har der været en kommentar, om hvorvidt oprydningen i have 105 er godkendt på en generalforsamling. Til dette kan oplyses, at det er den siddende bestyrelses opgave at tilse forladte haver og evt. iværksætte oprydning, hvis det anses for umuligt at få en have udlejet. Dette har været tilfældet med have 105 og med have 147.
Facebook
Bestyrelsen bruger kun Facebook til at udsende nyheder samt opdateringer. Vi deltager IKKE i nogen form for debat og modtager heller ikke fx afbud til fællesarbejde m.m. Alle henvendelser til bestyrelsen skal kunne dokumenteres, så derfor skal vi have alle henvendelser enten på mail eller via brev (sendt med posten eller afleveret i postkassen ved foreningshuset.
Alle der tilmelder sig gruppen godkender at:
• Alle medlemmer af H/F Baagø er velkomne
• Der forventes god tone og orden
• Ingen personangreb
• Gruppen er IKKE udtryk for bestyrelsens i H/F Baagøs holdninger.

Henvendelse til bestyrelsen
Der er kommet en henvendelse til bestyrelsen, som vi vælger at tage med her:
Spørgsmål:
1. Når der nu er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, skal der så ikke vælges 3 nye bestyrelsesmedlemmer, da det jo ved sidste års ekstraordinær generalforsamling blev vedtaget at der kunne være 9 medlemmer i bestyrelsen?

Svar: Det er korrekt, at det blev vedtaget at bestyrelsen KUNNE øges til 9. Det var dog ikke sådan, at bestyrelsen SKULLE bestå af 9 personer. Det har så vist sig, at det ikke har været muligt at få 9 medlemmer til at stille op til bestyrelsesarbejde. Kolonihaveloven siger at der skal minimum være 5 personer i en bestyrelse og altid uligt antal.

2. Skal der ikke vælges en ny kasser, når den nuværende ikke længere har have i H/F Baagø?
Svar: Det er korrekt at for kunne vælges til bestyrelse, udvalg m.m. skal man være haveejer i foreningen. Kassereren har ganske rigtigt solgt sin have, men har tilbudt at blive siddende indtil den ordinære generalforsamling.
Havesæsonen er slut og vi står lige foran at skulle afslutte regnskabet. Der er meget at holde styr på i år og der er også ting fra sidste års regnskab, der endeligt skal ryddes op og færdiggøres. Det er således ikke hensigtsmæssigt at skifte kasserer på nuværende tidspunkt. Vi vil nødigt stå i samme situation som sidste år, hvor vi ikke kunne levere et afsluttet regnskab. Bestyrelsen har derfor valgt at sige ja tak til tilbuddet fra kassereren og vi føler os ganske trygge ved den beslutning. Desuden har foreningen jo en ekstern revisor, som har overblikket samt kiggeadgang til alle foreningens konti.

Telt og ekstraordinær generalforsamling :
Først skal vi beklage, at der har sneget sig en fejl i årstal ind i indkaldelsen. Der står 2016 hvor der skulle have stået 2017 beklager og håber I er med på, at det er i år .
Festteltet skal tages ned når vi er færdige med den ekstraordinære generalforsamling, så det ville være dejligt, hvis der er nogen, der lige bliver og giver en hånd med.
Suppleanter:
Der vælges altid 2 suppleanter til bestyrelsen iflg. Kolonihaveforbundet og der er ikke nogen bestemt rækkefølge på hvem af de valgte, der skal indtræde i bestyrelsen et bestyrelsesmedlems frafald. Det har været opfattelsen i H/F Baagø, at der er en 1. og 2. suppleant og at disse skal tages i rækkefølge. Dette er en misforståelse, se evt. Kolonihaveforbundets vejledning på deres hjemmeside
Fællestoiletter:
Aftalen med havemanden udløb d. 1. november og da han har haft til opgave at rengøre toiletterne, skal vi anmode alle, der benytter disse, om selv gøre rent frem til vinterlukningen som (afh. af vejret) bliver SENEST 1. december.
Pumpehus og åbne dræn:
Som nogen måske har bemærket, har der været arbejdet på istandsættelse af det mangekantede rødlilla pumpehus. Dette er sket på foranledning af bestyrelsen, da vi jo fra sidste forår har overtaget forpligtigelserne vedr. pumpehusets drift og vedligehold.
Foreningen har også overtaget vedligeholdelsen at det åbne dræn samt drænet der løber langs med cykelstien. Det har taget nogen tid at finde frem til den entreprenør, der har varetaget opgaven, mens det var havnens ansvar. Men nu er det lykkedes og det er også lykkes at forhandle prisen hjem til det samme, som havnen betalte.
Firmaet der står for beskæring og oprensning af grøfterne starter dette arbejde her i november. I dén forbindelse skal vi anmode haveejere med haver, der støder op til disse grøfter, om at tjekke, at der ikke smidt have- eller andet affald i grøfterne. Haveforeningen bliver nemlig pålagt ekstraudgifter, hvis dette skulle være tilfældet. Findes der tilfælde af henkastelse af affald i dræn & grøfter vil bestyrelsen sende en evt. ekstraudgift videre til de ansvarlige.
Målerbrønde
Arbejdet med vandmålerbrønde er næsten færdiggjort og ved en gennemgang at samtlige, har vi konstateret, at der desværre stadig er haveejere, der ikke har tildækket målerbrønden – det skal snarest bringes i orden. Vi har også konstateret, at der er brønde, der ikke ligger dybt nok og altså rager op over jordniveau. Disse brønde skal tildækkes med jord op til brønddækslet. Jord isolerer mod frost og frostsprængning af vandmåler. Hvis vandmåleren ødelægges af frostsprængning, er det den enkelte haveejer, der har erstatningsansvar.
Vi forventer, at de haveejere der ikke har fået dette bragt i orden endnu får det gjort inden den 26. november. Er du i tvivl om din målerbrønd er korrekt tildækket så kontakt bestyrelsen. Vi har nemlig en liste over haver der mangler tildækning og kan endvidere tilbyde vejledning.
HUSK at møde op hvis du vil have indflydelse på din forening!
Nedenfor er indsat nyhedsmail fra hovedforbundet:
NYT fra hovedforbundet – Danmarks Kolonihaveforbund: Kolonihaveforbundet får nyt slogan
Kolonihaver for alle!
Sådan lyder Kolonihaveforbundets ny slogan, der sammen med en uddybende vision skal være ledestjerne for forbundets fortsatte arbejde og udvikling. Visionen lyder:
”Kolonihaveforbundet skal være en professional og dynamisk organisation, der aktivt imødekommer og understøtter medlemmernes skiftende behov. Kolonihaverne skal med et bredt socialt sigte være en levende del af samfundet og sikre fællesskab, tiltrækkende haveformer og udfoldelsesmuligheder for alle.”
Udviklingsarbejdet i Kolonihaveforbundet har været i gang siden januar. Hen over fire temadage har hovedbestyrelsen arbejdet målrettet med kommende indsatsområder. Disse indsatsområder kommer I til at høre mere om i det kommende år.
Indflytningsreception
Kolonihaveforbundet er flyttet til nye lokaler, og holder i den anledning i indflytningsreception. Invitation vedhæftes.
Nye systemer i 2018
Som tidligere beskrevet er vi i gang med en udskiftning af alle vores IT-systemer. Det betyder, at der vil ske en masse ændringer efter nytår. Alt det hører I nærmere om til den tid. Det som er relevant for foreningerne lige nu er følgende:

Formandsportalen
Formandsportalen lukkes ned d. 20. november. Herefter kan den ikke benyttes før det nye system går i luften ca. d. 20. januar. Evt. ændringer om medlemmerne, som I måtte have i den mellemliggende periode kan altså først opdateres efter 20. januar.

Vurderingssystemet
Vurderingssystemet fortsætter uændret resten af året og lukker herefter ned d. 31. december 2017. Det nye vurderingssystem forventes at blive sat i drift d. 20. januar 2018. Der kan derfor IKKE vurderes i perioden 1. januar til 20. januar 2018.

Hjemmesiden
Hjemmesiden fortsætter uændret indtil d. 20. januar, hvor denne lukkes ned, og herefter er der adgang til den nye hjemmeside.

Fejl i det eksisterende vurderingssystem – Vurderingsmænd må ikke slettes
Kolonihaveforbundet har desværre erfaret, at der igen er en fejl i vurderingssystemet, der betyder, at når en vurderingsmand slettes, så fjerner systemet samtidig alle de vurderingsrapporter, som vurderingsmanden har lavet. Derfor må vurderingsmænd ikke slettes fra systemet selv om vedkommende ikke længere udfylder funktionen. Nye vurderingsmænd tastes ind i formandsportalen som hidtil – bare uden at slette tidligere vurderingsmænd. Problemet bliver løst, når det nye vurderingssystem kommer efter årsskiftet.

nyhedsmail november 17