Bestyrelse referat 28/5 18

H/F Baagø
Referat af bestyrelsesmøde 28. maj 2018
Til stede: Henning, Bjarne, Christina, Per, Malene , Henrik og Malene
Referent Malene
Ordstyre, Henning
Godkendelse af referat fra bestyrelses møde 5. maj 2018
Ikke fremlagt, Henrik har ikke skrevet referat.

Til Orientering
1. Formandens beretning
Henning har haft en samtale med Henrik Svanberg fra Odense Kommune, som kommer til haveforeningen for at kigge på spildevand og samletank.
Formanden eller bestyrelsen har ikke fået de fornødne informationer Odense Haveselskab i et stykke tid, Henrik har lovet at tage en snak med dem.
Bestyrelsen kan ikke på nogen måde acepterer udledning til det åbne dræn fra nogen haver.
Der bliver løbende taget miljøprøver og konsekvensen, hvis der findes udledning fra H/F Baagø kan i yderste instans være en opsigelse af lejekontrakten
Formanden på pegede vigtigheden af en god tone imellem haveejerne. Hvis der er klager eller andet, skal haveejeren sende en mail og ikke stoppe et bestyrelsesmedlem op.
Og at der skal være et fælles fodslaw i bestyrelsen, bl.a ved at vende tilbage til hinanden.
Alt hvad der laves af bestyrelsen er frivilligt arbejde og det er ikke OK at filme frivilligt arbejde.
Ang. Skrevne referater er det vigtigt at alt, hvad der bliver besluttet på bestyrelsesmøder får et tidsperspektiv, så det løbende kan følges op. I referatet skal der også stå hvem der står for den enkelte beslutning. Når referatet er skrevet sendes det ud på mail og hver enkelte bestyrelses medlem godkender det via mail.
Henning er så småt begyndt planlægningen af sommerfesten i august
2. Kasserens Beretning
Kørepenge skal afleveres 1 gang om måneden.

Bjarne har haft et møde med Maria (ex tern revisor) og får i næste uge besked af Maria om hvem der har betalt haveleje og hvem der mangler.
Der skal ved næste haveleje betaling påføres Navn og havenummer ved indbetaling til bank
3. Ordensudvalgets beretning.
Kjell og Malene er ved at lave en mere overskuelig liste over hvad der ses efter på de 4 årlige skidtrunder, da der har været en del forvirring omkring dette.
Poul Erik og Anne Margrethe har meldt sig frivillgt til at gå med på skridtrunderne.
Annette Jensen har meldt fra.
Bjarnes godkendelse fra sidste år, om at han må sætte bærbuske som ribs og solbær ved brombær hækken ud til havnegade er lagt som dokument på computeren.
Brombærhækken ud til Havnegade bliver dog fortsat klippet ned på fælles arbejdsdage.
4. Teknisk udvalgs beretning
Det åbne dræn kører upåklageligt
Per vil gerne have et overslag over hvilke haver der har brug for dræn og hvem der ønsker at ordne det selv samt hvem der ønsker teknisk udvalgs hjælp. Denne liste vil Henrik, Per og Kjell lave til næste bestyrelses møde.
Der er sat to nye vandmålerer i tillægshaverne. De skulle alle sammen virke.
Det bliver den enkeltes tillægshave lejers eget ansvar at lukke for vandet, afmonterer vandmåleren og opbevare det frostfrit vinteren igennem.
Alle vandmålere skal tjekkes igen og aflæses til næste bestyrelses møde
Plan for spoling af dræn bliver snarest lavet, her er frivillige meget velkommen.

4 Ang. Parkering, tages op i næste bestyrelses møde

5 Status på dræn, samletank, fællestoiletter og vejene
2 stk. 3500 l`s samletank koster ca. 48000 kr.
Fælles toiletterne med bad koster ca. 80.000 til 100.000 kr.
Her vil Bjarne undersøge hvad der står på investerings kontoen.
Henrik vil komme med en færdig tegning over fællesbygningen, som bliver fremlagt til Ekstra
Ordinær generalforsamling.
Der blev nævnt, at flere Låner en del toiletpapir fra fælles toilettet.
Christina vil købe 2 x slå til fællestoilettet, som nogle gange låser sig selv.
En have har fået godkendt et ekstra stykke jord til deres samletank. Deres haveleje stiger tilsvarende med den gældende km2 pris.
Henning og Henrik vil se om en tank på Kratvej ligger lovligt i jorden på Kratvejs p plads.

Til beslutning
1. Ekstraordinær generalforsamling vedr. fællestoiletter
Søndag den 24 juni 2018
2. Der skal om 14 dage fra dags være havenummer på alle trailere, der udsendes en bøde på 500 kr. til dem der ikke har fået nummer på
3. Det blev godkendt, at der gives 35 kr. pr vask af foreningens viskestykker, håndklæder, klude og duge.
4. næste bestyrelsesmøde tirsdag den 19 juni. 2018 kl 16.