Generalforsamling 2019

Referat Ordinær Generalforsamling 2019
Referat af H/F BAAGØ – ORDINÆRE GENERALORSAMLING 2019

Referent Maya Have 96
Tid: Lørdag d. 23. februar 2019 kl. 10:00
Sted: Odense Havlodsselskabs lokaler, Skovsbovænget 10, 5230 Odense M.

1. Valg af dirigent – Valgt Troels Midtgaard Have 96
2. Valg til stemmeudvalg (2 personer)- Have 7 Inge og Hanne/ Have 72 Dorthe/Have 118 Heidi
3. Formandens beretning –Kan ses på hjemmeside
Kommentarer til Formandens beretning:
Have 6 Anja: Er det vedtaget at etablere fællesbad? Svar: Nej det skal vedtaget endeligt ved en generalforsamling.
Have 7 Inge: Tak for at en opridsning af hvad der er sket i det forgangne år og tak for miljøindsatsen.
Henning tilføjer at der nu er etableret 60 samletanke i haveforeningen.
Leif fra havelodsselskabet påpegede, at Brandforsikring er lovpligtig. Dem der ikke er tilmeldt den fælles brandforsikring, skal aflevere en kopi af deres forsikring til bestyrelsen.
Have 36 Steffen: Hvad er det der sker på foreningens facebookside. Jeg er ny i haven og nysgerrig på, hvad kommentaren er til dette?
Svar Henning: Vi skal stramme op, alle henvendelser vedr. bestyrelsen skal ske til bestyrelsen via mail eller personlig henvendelse.
Have 116 Leif: Hvorfor er foreningen ikke nævnt i haveselskabets bog?
Svar Henning: Fordi foreningen ikke ejer jorden. Foreningen lejer jorden af Odense kommunen/Odense havelodsselskab som lejer jorden af Odense Havn, derfor.
4. Fremlæggelse af regnskab v. kasserer Bjarne Hansen
Der har været store udfordringer i det forgangne år. Det er problematisk at foreningen har en bank der ikke har kontanter. Derfor har jeg været nødt til at lægge ud af egen lomme og har p.t. kr. 6000 til gode.
Midt på året valgte revisor at fratræde pr. 15/10. Vi har siden søgt en ny revisor, men først i dag fået et brugbart tilbud fra to unge revisorer, som kan matche både behov og pris.
Jeg er i kontakt med foreningsnet, de koster kr. 2500 om året, som er behjælpelig med mange ting, men det har været en uoverkommelig opgave at sætte mig ind i det på egen hånd. Det vil kræve at jeg tager på en af deres kurser, hvilket jeg meget gerne gør.
Min formåen har rakt til et ”husholdningsregnskab”, som jeg erkender er mangelfuldt og der er uden tvivl opstået fejl.
Det har ikke været muligt, at få arrangeret et møde med bilagskontrollanten. Alle bilag er dog gennemgået med Bjarne have 136 og der er fundet kr. 113,90 som der ikke kan redegøres for.
Kommentarer til regnskabet:
Bilagskontrollant Sille: Jeg er ikke enig i, at det ikke har været muligt at mødes. Jeg oplever, at det er blevet besværliggjort uden grund. Bjarne uenig i dette. Dirigent påpeger, at det er ikke er muligt for de fremmødte at afgøre denne uenighed og beder om, at mødet fortsætter.
Henning: I 2017 var der bilagskontrollant i 2018 er det fravalgt, da der var ekstern bogholder/ revisor. Leif fra Haveselskabet bekræftede, at det er lovligt at fravælge bilagskontrollant, når der er ekstern bogholder/revisor.
Have 143 Markus: Det handler om tillid og gennemsigtighed. Fremadrettet at komme ind på stien – orienterer om det der arbejdes for og mane mistilliden i jorden. Husk dialogen og orientering til medlemmer. Husk at sende regnskabet ud rettidigt. Generelt mere info til medlemmer vedr. økonomi.
Have 150 Inge: Der er konkrete fejl i regnskabet. Sammentællingen er forkert og der er ikke styr på hvad der er gået ind og ud.
Udgifter til tanktømning er bl.a. ikke bogført og der er udgifter, der er bogført to gange!
Svar Bjarne: Tanktømning er under daglig drift og der er store fejl på vandmålerne. Og jeg er fuldstændig klar over, hvilket jeg også gjorde opmærksom på ved fremlæggelsen, at der er fejl.
Svar Henning: Kontinuerligheden i regnskabet har været en udfordring. Det skal derfor udliciteres. Vi har som nævnt tidligere modtaget et tilbud fra to unge mennesker, som vi tror på kan løfte opgaven. Vi øver os stadig, velvidende at vi skal blive bedre. Malene har meldt sig til at være sekretær.
Meget af det vi modtager, ordner vi ved at holde os til de ordensregler der er nedskrevet.
Vandmålerne driller, vi arbejder stærkt på, at finde ud hvor fejlen ligger.
Have 116 Leif: Det fremlagte er ikke et regnskab. Foreslår at ”vi” hjælper Bjarne med at få rettet op det.
Have 78 Jørn Finsen: Bliver der lavet et nyt regnskab som er læseligt?
Svar Henning: Ja det gør der og Economic skal videreføres og de sidste måneder i 2018 tastes ind.
Kommentar Leif Havelodsselskabet: Husk regnskab skal tages til efterretning og ikke godkendes. Budget skal godkendes.
Bestyrelsen incl. Bjarne vil gerne tage imod hjælp fra medlemmer ift. regnskab, men også overveje tilbuddet fra revisorer. Bestyrelsen lover, at der vil blive udarbejdet et forståeligt regnskab.
5. Fremlæggelse af budget v. kasserer Bjarne Hansen
Der er stigninger i budgettet for 2019. Der blev efterlyst , også fra Havelodsselskabet side, et mere udspecificeret budget.
Have 136 Bjarne: Er huslejen mindre fordi vandudgiften er taget ud – svar Ja

Budgettet blev vedtaget. Fire var imod.

6. Valg:

Valg for 2 år:
• kasserer Bjarne Hansen (modtager genvalg) genvalgt
Valg for 1 år:
På valg :Per Fribo Have 61.
Valgt: Per Fribo Have 61 -Markus Have 143 -Heidi Have 118 – Bjarne Have 136

Suppleanter: Irene Have 62 og Frank Have 148

delegerede til kredsens repræsentantskab (4 personer) –Bestyrelsen peger på 4 personer

festudvalg (1 – ? personer), der er medlemmer af H/F Baagø, der vælges for 1 år – Ulisse Have 39

bilagskontrollanter (2 personer) På valg: Cecilie Have 90- Kjeld Have 7- Irene Have 7- Anne Mette Have 53
Valgt: Kjeld Have 7 og Anne Mette Have 53

vurderingsudvalg (2 er sidste år valgt for 2 år), der skal således vælges 2 personer
Poul Erik Have 85 og Mads Have 99 valgt – Hans Have 24 og Jan Have 84 (ikke på valg, da de er valgt for en 2-årig periode)
7. Forslag fra bestyrelsen
Forslag 1: 26 for 4 imod
De kr.21000 tages fra investering kontoen hvor saldoen p.t. er kr. 95460,29
Kommentarer: Vigtigt med vendeplads til turister/ det er lydløst system ift. Naboer/vejene vil stadig være lukket af om vinteren/Husk at afsætte penge til vedligehold i budgettet(ca.kr.5000) /der vil være kode til gæster/ der er kort til dem der ikke har mobil/ det er godt for bestyrelsen fordi der vil kunne tjekkes op på, hvornår der har været tung kørsel/ beredskab for nr.og kode/tankbiler som skal tømme tanke får også kode.

Forslag 2: 24 stemmer for og 4 imod
Der blev udtrykt bekymring for at bestyrelsen skal accepterer eventuelle købere ved salg.
Det er allerede i paragraffen, at salg skal meddeles til bestyrelsen af praktiske årsager.
Det påpeges, at bestyrelsen ikke kan modsætte sig et salg medmindre der foreligger lovmæssige begrundelse.

Forslag 3: Trukket tilbage, da der er mere arbejde i at finde ud af hvorfor der er fejl på vandmålere inden der kan gøres noget ved vandtrykket.
8. Indkomne forslag fra medlemmerne
Forslag om sti/trappe i bunden af Langgade. 20 stemte for og 6 imod.
Der var generelt bekymring for, at det kunne give flere ubudne gæster.
9. Eventuelt
Leif Have 116: Spurgte ind til legepladsen. Markus Have 143 fortalte at han og familien arbejder med ideen om at ”sælge aktier” til at støtte en genopbygning af legepladsen økonomisk. Der var stemning for at støtte dette initiativ.

Kan fællesforsikringen komme på hjemmesiden? Svar: Ja

Der blev efterspurgt, at ordensreglementet kommer på hjemmesiden. Det er der allerede, men der er ikke et specifikt for foreningen – det bør udarbejdes!

Frank og Kjell fra bestyrelsen takkede af og påpegede, hvor meget de havde lært af bestyrelsesarbejdet og opfordrede til, at vi alle tager chancen for at komme ind i bestyrelsen. Både fordi det er en glæde og fordi det giver en indsigt i det store arbejde der ligger bag.

Formandens beretning til ordinær generalforsamling i Haveforeningen Baagø d. 23. februar 2019

Goddag – eller måske rettere god formiddag – alle sammen! VELKOMMEN til Haveforeningen Baagøs ordinære generalforsamling 2019 her i Odense Havelodsselskabs lokaler.

Det er DEJLIGT at se jer.

Som mange af jer ved, forsømmer jeg sjældent lejligheden til sige – når nu vi alligevel mødes på havegangene eller for den sags skyld i det lokale supermarked – at en levende og velfungerende forening er dybt afhængig af, at medlemmerne deltager aktivt i foreningens virke.

På generalforsamlingen tages jo de store beslutninger – dem som vi både i bestyrelsen og os alle sammen i fællesskab skal løfte og gøre til virkelighed.

På generalforsamlingen evalueres, efter de gældende regler, årets arbejde. Vi følger de faste punkter om fx valg og regnskab og vi drøfter de forslag, som kommer ind fra medlemmerne og stemmer om dem.

Generalforsamlingen udstikker samtidig også rammerne for det næste års arbejde både i foreningen og i bestyrelsen – så igen: Tak for jeres deltagelse. Jeg håber vi går herfra med fornyede kræfter til at videreføre og udvikle vores forening i fælles fodslag og med masser af energi til den nye sæson.

Det har været et begivenhedsrigt år med mange projekter og tiltag og her op til generalforsamlingen har der så også – som de fleste af jer ikke har kunne undgå at bemærke – været temmelig hektisk.

Både jeg og den øvrige bestyrelse har været i fast kontakt med både Danmarks Kolonihaveforenings Hovedforbund, Odense Havelodsselskab, altså kredsbestyrelsen, og Odense Kommune for at sikre, at vore udmeldinger og selve afholdelsen af denne generalforsamling er i overensstemmelse med alle gældende regler og procedurer.

Faktisk har det været lidt af en udfordring at finde roen til at lave en formandsberetning, der yder det alt sammen retfærdighed.

Men jeg må jo kaste mig ud i det og forsøge at få opsummeret det væsentligste:

I løbet af sæsonen har Henrik valgt at udtræde af bestyrelsen og Christina har måttet sygemelde sig. Heldigvis er Frank, som jo er valgt som suppleant, trådt til og har ydet et stort stykke arbejde, så vi har kunnet løfte de opgaver, som I jo har betroet os.

Og sikke alt det, vi har nået – både som bestyrelse og som forening:

Som vedtaget af sidste års generalforsamling har vi fået etableret ny fællessamletank, der – i modsætning til den gamle – imødekommer alle kommunens krav og som skåner både vores lokale miljø og også Odense Kanal for ulovlig spildevandsudledning.
Det er nu muligt at for de af os, der ikke har godkendte samletanke på vore havelodder, helt i tråd med gældende lovgivning og miljøkrav, at håndtere vores spildevand korrekt.

Vi har også – takket være Heidi – fået etableret fra en ny trappe ned til Ågade, så vi ikke længere skal færdes dér med risiko for både liv og lemmer.

Vi har haft nogle fantastiske fællesarbejdsdage, hvor meget aktive medlemmer blandt en masse andet har malet alle vejskiltene op, så de fremstår letlæselige i rødt på sort. Der er blevet opsat en meget flot ’totem-pæl’, med vejvisning til både gaderne, fællestoiletterne og til medlemshuset. Det betyder, at vores gæster og leverandører har fået meget nemmere ved at orientere sig og finde derhen, hvor de skal.
Og vi har fået opsat et flot hegn ved fællespladsen, hvor vores telt jo gennem hele sæsonen danner rammen for en mængde aktiviteter.

Og det er jo alt sammen dejligt. Det er nemlig også med til at vidne om, at vi er en attraktiv og velfungerende forening, hvor vi har det godt og hvor mange gerne vil ind.

Det glæder også både mig og den øvrige bestyrelse, at bl.a. fællesarbejdsdagene i det forgange år har været mere velorganiserede end tidligere og at så mange af jer helhjertet har ydet så meget.
Jeg vil gerne lige nævne Anette, der mellem fællesarbejdsdagene har indledt et veritabelt korstog mod affaldsdumping.
Hun går jævnligt sine egne ”skidt-runder” – ikke i haverne naturligvis, men på vores veje og rundt omkring foreningen og hun holder skarpt udkig med ulovlig eller uhensigtsmæssig henkastning af affald.
Tak for det, Anette. Du minder os alle sammen om, hvad vi må, og hvad vi ikke må.
Og Anettes indsats gør os alle sammen mere årvågne, så vi er opmærksomme på udefrakommende, der tror, at vi er en forlængelse af den kommunale genbrugsplads.

Vi kan også konstatere, at flere haveejere har tilmeldt sin en affaldshentningsordning. Det der betyder, at vi også på dette punkt er blevet mere miljørigtige og i højere grad overholder de gældende regler om spildevands- og affaldshåndtering.
Vi får ros fra den tilsynsførende myndighed i kommunen, hver gang vi højner standarden!!
Jeg vil derfor opfordre til, at flere af jer – eventuelt sammen med en nabo – får iværksat renovationsordninger.

Foreningen har fået udlejet alle tomme havelodder, når lige bortses fra nr. 105. De fleste nye lejere er planmæssigt gået i gang med at etablere og anlægge både haver og huse.
Vi altså kan konstatere, at i alt væsentligt fungerer den nye struktur, hvor byggeansøgninger skal godkendes først af kommunen og derpå af bestyrelsen.
Og sådan får vi videre journaliseret godkendelserne og har den nødvendige dokumentation i foreningens arkiv. Det er godt!

I år er EU’s persondataforordning blevet integreret i dansk lovgivning. Dette betyder, at vi i bestyrelsen har måtte skærpe håndteringen af medlemsdata.

Vi har således skærpet tilsynet med adgangen til medlemshusets journalsystem og med opsynet med hvem, der har nøgler til hvad. Medlemmerne af bestyrelsen har underskrevet lovpligtige tavshedserklæringer, som naturligvis også er journaliserede. Dette vil også være et krav til den bestyrelse, som vælges på denne generalforsamling.
Som konsekvens af loven har vi ikke længere mulighed for publikation af medlemslister og vi har ikke længere disse alment tilgængelige i hverken elektronisk eller i papirform. Vi er også yderligere opmærksomme på, at vores IT-sikkerhed skal monitoreres og vedligeholdes, så foreningens data er sikret mod uretmæssig tilgang eller deling.

Det er – i hvert fald noget – af alt det, vi har nået.

Der er selvfølgelig også ting, som vi af forskellige grunde, ikke har nået

Vi har fra jer medlemmer modtaget henvendelser vedrørende drænet langs cykelstien op mod Fynsværkets afspærrede grund. I har blandt andet gjort opmærksom på, at der lugter grimt! Vi ved at der er gennem årene er foretaget en masse ikke-lovlige spildevandsudledninger her.
Vi er aktuelt i gang med at finde ud af, hvordan dette dræn kan oprenses. Men da dette involvere ikke blot os, men også både Havnen og kommunen, er det stadig ikke afklaret, hvordan det kan foregå, så miljøkravene bliver overholdt.
Arbejdet er som sagt i gang og den nye bestyrelse har – blandt meget andet – til opgave at fortsætte, så vi også her kan komme til at bryste os af en stor grad af lovmedholdelighed.

Sidste års generalforsamling vedtog også, at foreningen skal etablere helårs toiletter og undersøge muligheden for at etablere et betalingsbad – ligesom dem, man finder i lystbådehavnene og på campingpladserne.

Vi er i gang med at indhente tilbud, men vi har endnu ikke fået et, som både hvad angår funktionalitet og økonomi kan matche vores behov og formåen. Det betyder selvfølgelig ikke, at projektet er dødt. Tværtimod! Det bliver noget af det første, som vi skal have fat i i den nye sæson.

Vi har også kunnet konstatere, at et antal af vores vandmålere har været behæftede med fejl. Med det gryende forår skal vi derfor igen have aflæst dem alle og udbedre eventuelle defekter, inden vi for alvor kan sige, at projektet er i fuld drift.
Det kommer I til at høre mere om, når den nye bestyrelse har konstitueret sig og påbegynder sit arbejde.

Inden jeg går til mine afsluttende bemærkninger, skal jeg lige orientere jer om, at der fra Hovedforbundet med udgangen af 2018 er udstedt krav om, at alle havehuse SKAL forsynes med røgalarm. Jeg skal derfor opfordre jer til, at I – hvis I ikke allerede har en – strax at få en opsat.

Til allersidst – jeg skal jo ikke tale jer i søvn – vil jeg bare lige genkalde to blandt mange high lights fra sidste års vidunderligt varme og perfekte sommer:

I august holdt vi den mest formidable sommerfest.
Ved sidste års generalforsamling kunne vi jo ikke mønstre et festudvalg, så arrangementet blev båret af ren ad hoc-frivillighed.
Rafael og Irene stod i spidsen for at organisere det skønneste måltid og musikeren Kristian Danielsen holdt os på dansebenene til sent.
En hel hær af andre frivillige sørgede for, at det blev en uforglemmelig aften og tog sig også af oprydningen dagen derpå.

Også i 2018 holdt vores herboende biskop emeritus, Kristen Drejergaard, en dejlig høstgudstjeneste og hæren af frivillige sørgede for, at arrangementet blev både smukt og stemningsfuldt. Bagefter spise vi en herlig brunch sammen.

Ligesom som sensommerfesten var det endnu en dejlig og bekræftende oplevelse af, at vi har et både levende og levedygtigt fællesskab med plads til både mange og en masse i H/F Baagø. Tak for det.

Endelig afsluttede vi sæsonen med – igen på frivillig basis – at være rigtig mange om at nedtage og nedpakke vores fællestelt. Det ligger nu og venter på at blive sat op igen og komme i gang med den nye sæson.

Dette var ordene – jeg ønsker jer alle en god sæson 2019 og glæder mig til både fællesskabet og dialogen i vores elskede haveforening, som jeg er overbevist om, må være ikke bare Odenses, men hele Fyns bedste.
MAKE BAAGØ GREAT AGAIN

Forslag fra Bestyrelsen på Baagø Haveforenings ordinære generalforsamling 23/2 2019
Forslag 1.
Der etableres en ny automatisk bom ved hovedindkørselen til H/F Baagø med adgang ved hjælp af mobiltelefon.
De allerede eksisterende bomme åbnes og lukkes i henhold til tidligere generalforsamlingsbeslutning som hidtil forår og efterår.

Funktioner: Bommen kan åbnes fra mobiltelefoner og administrator kan nemt fx slette og oprette brugere samt styre tids-ur. Dette betyder, at bommen kan åbnes ved hjælp af mobiltelefon uanset, hvor bruger måtte befinde sig. Medlemmer uden mobiltelefon kan forsynes med en kode, der trykkes ind ved bommen.

Sikkerhed & databeskyttelse: Systemet har en log, der lever op til persondatalovens krav om databeskyttelse. Loggen kan i tilfælde af misbrug spore hvilket mobilnummer / hvilken bruger, der har benyttet bommen. Der medfølger et sæt fotoceller i kittet for sikkerhed, så bommen ikke lukker ned i en bil eller person.

Begrundelse: Der er efterhånden mange ”ubudne” gæster, der kører ind i haveforeningen, enten af nysgerrighed eller for at ”tjekke” de enkelte havehuse ud. Der har været flere tilfælde i 2018, hvor der rundt omkring på haveforeningens vejnet har været påkørt, el skabe, teleskabe, hække, eller kørt ræs. Vi har også oplevet lastbiler, hvis adgang ikke har været aftalt med bestyrelsen, hvorfor vi ikke har kunne kontakte fører eller firma ved skader.

Specifikationer: Komplet bomsystem, DEA PASSNET/L 230V, incl. bomhus, 4 meter bomarm m/ beslag, NET230-styring, 1 sæt Linear fotoceller, 2. stk. fjernbetjeninger, elektromekanisk adgangskontrolsystem, Rhino Intrapad kit inkl. GSM-modul med 10 års data, 2 kanals radiomodtager, 2 kanals kodetastastur og 2 håndsendere.

Pris: Forventet udgift i følge tilbud fra leverandør: 21.000,-

Vi stemmer om:
• Ønsker vi det beskrevne bomsystem installeret? Ja, eller nej?

Forslag 2.

Ethvert salg af haver / havehuse skal meddeles bestyrelsen med oplysning om forventet salgspris og evt. køber, forud for det endelig salg.

Begrundelse: Bestyrelsen vil gerne forhindre salgssituationer, hvor vi af den ene eller anden årsag er nødt til at afvise en evt. køber på selve købsdagen. Et smidigt og effektivt salg forudsætter, at det forud for salgsdagen har været muligt at kontrollere, om alle formaliteter er i orden, herunder: Er byggeriet lovligt, forligger der godkendt byggeansøgning, er der lovlig spildevandshåndtering, etc., etc.

Vi stemmer om:
• Havesalg kan kun finde sted med bestyrelsens accept. Dette indebærer, at bestyrelsen forlods skal informeres om det påtænkte salg – og at bestyrelsen efterfølgende vil kunne give sin accept hertil. Ja eller nej?

Forslag 3.

Der etableres en ny hovedvandmåler for enden af Aagade og Langgade, således at Haveforeningens vandforsyning deles i således i 2.

Forsyningkreds 1 vil udgøres af Pilely, Kratvej, Møllevej, mens kreds 2 vil bestå af Langade, Aagade og Brinken.

Begrundelse: Der er ofte problemer med vandtrykket i det område som forslås udskilt som forsyningskreds 2.
Samtidig bliver det i det lange løb lettere at udskifte hoved vandledninger samt at overvåge vandforbruget i hele foreningen og konstatere evt. brud.

Afhængig af økonomi samt tid forventes arbejdet påbegyndt, men muligvis ikke endeligt færdig gjort i løbet af sæson 2019.

Udgift til etablering af ny stiklinje/hoved måler, tilbud fra vandcenter syd: 43.000,-

Vi stemmer om:
• Skal H/F Baagø etablere ny hovehane og dermed 2 forsyningskredse? Ja eller nej?

H/F Baagoe nyheder og indlæg