Referat fra Generalforsamling 17

ORGGeneralforsamling i Baagø søndag den 5 3 2017

Generalforsamling i Haveforeningen Baagø søndag den 5. marts 2017 kl. 10,00
i Odense Havelodsselskab, Skovsbovænget 10, 5230 Odense M

Der var ca. 50 fremmødte hvoraf 42 var stemmeberettiget (antallet var skrumpet noget ind, da generalforsamlingen sluttede). Formanden Henning Lang bød velkommen til forsamlingen, idet han udtrykte en særlig velkomst til de to repræsentanter fra Odense Havelodsselskab.

Dagsorden og referat

1. Valg af dirigent.
Trine (Have nr. 13 og 14).

2. Valg af stemmetællere.
Inger (Have nr. 53) – Christina (H 38) – Bjarne (H 1).
a. Valg af referent.
Kresten (H 32).

3. Formandens beretning
Formanden gav udtryk for, at der var sket meget i årets løb. Der havde været megen travlhed. Denne konstatering skal ikke opfattes som en beklagelse, men som en forklaring på, at formanden selv synes, at der har været meget at lære, og at han derfor ikke har fået opfyldt alle sine ambitioner, da han tiltrådte formandsposten.
Han nævnte, at han havde en ambition om at aktivere medlemmerne samt i høje-re grad at digitalisere administrationen af bestyrelsesarbejdet. Også et ønske om at afstemme de indbyrdes forventninger i bestyrelsen var ikke lykkedes til fuldkom-menhed. Flere medlemmer havde undervejs forladt bestyrelsesarbejdet.
Formanden takkede Ulla (H 158) for stor hjælp som fungerende sekretær siden den ekstraordinære generalforsamling lørdag den 19. november 2016. Endvidere Takkede formanden Leif (H 116) som har trukket sig ud af bestyrelsen som kasserer. Bestyrelsen havde fået professionel revisorhjælp fra Marie (H 36), som skal have en stor tak for sin indsats og vilje til at fortsætte samarbejdet med en kommende kas-serer.
Formanden nævnte særskilt to problemer, som gav anledning til afholdelse af et medlemsmøde den 8. oktober 2016.
Det kom for det første som en overraskelse, at vi i relation til Odense havn og Fynsværket har betegnelsen “ikke varig have”. Imidlertid er der intet, der tyder på, at Fynsværket kommer til at udvide i retning af havekolonien. Efter sigende skal den flyveaske, der gemmer sig bag volden, henligge urørt indtil 2039.
For det andet er der problemet med spildevandshåndteringen samt opmåling af haverne. Begge krav kommer fra Odense Kommune. Opmålingen ser allerede ud til at være i orden takket være medlemmernes besvarelse af spørgeskema. Med hen-syn til spildevandshåndteringen har foreningen fået et tilbud på tanke med 25 % ra-bat. Alternativet til tanke er manuel tømning i en fællestank.
Formanden indskød, at der er kommet en henvendelse fra havelodsselskabet med opfordring til, at haveforeningens medlemmer får skrevet en egentlig lejekontrakt. En liste over manglende lejekontrakter vil blive offentliggjort.
Endvidere gjorde formanden efter en henvendelse fra genbrugspladsen opmærk-som på, at der ikke må være køkkenaffald i haveaffaldet.
Både ordensudvalget og teknisk udvalg har haft et vanskeligt år med mange op-gaver, hvilket måske er forklaringen på, at der er mange valg til diverse poster i år, og der venter løsninger på mange opgaver. Også festudvalget skal have tak for ind-satsen.
Havelodsselskabet har i 2016 uddelt præmier til følgende haver: 53, 85, 140 og 89.
Der er ønske om at få opsat en hjertestarter. Trygfonden har meddelt, at der alle-rede er hjertestarter ved Sejlklubben “Fjorden”, Østre Kanalvej 12 (nordsiden af klubhuset) H.J. Hansen, og Rema 1000 på Sandhusvej. Bestyrelsen opretholder sit ønske om en hjertestarter til haveforeningen.
Til slut ønskede formanden alle en god havesæson i 2017.

Beretning fra Teknisk Udvalg

John (H 17) advarede mod unødigt vandudslip. Nogle fejl i systemet er dog afhjulpet.
Der henstår udbedring af vejene.

Der var en del bemærkninger til bestyrelsens beslutning om ikke at lukke for vandet, før der blev frost. Flertallet af medlemmerne kommer derved til at betale for de få.
Formanden erklærede, at kritikken er taget til efterretning, og at der fremover vil blive lukket for vandet pr. 1. november.

Beretning fra ordensudvalget

Der har ikke været arbejde nok at delegere ud i forbindelse med pligtarbejde. For-slag udbedes til forslagskassen.
Under en kort drøftelse blev det påpeget, at der også er et socialt element i pligt-arbejdet, men at der nogle som pjækker fra arbejdet, selv om de er mødt frem.

Beretning fra vurderingsudvalget

Heidi (H 118) fortalte, at der havde været usikkerhed omkring starten på udvalgsar-bejdet. Der har været 14 vurderinger i 2016. Nogle vurderinger har været behæftet med fejl. I et enkelt tilfælde har der været behov for advokatbistand. Heidi (H 118) og Cille (H 90) har været på vurderingskursus. De to øvrige medlemmer i udvalget har ikke været på kursus.

4. Regnskab for 2016.
Regnskabet blev i mangel af en fungerende kasserer fremlagt af formanden, som konstaterede, at der mangler haveleje fra et par medlemmer.

Vandaflæsningerne for 2014 0g 2015 er ikke sket rettidigt, hvorfor der er kommet efterregninger. Lige nu har foreningen dog et tilgodehavende på 2016 kr.

Ved en fejl fra Energi Fyn er foreningens el-målernummer blevet overført til en ha-veejer. Fejlen er blevet rettet.

Liste over deltagere i fællesforsikringen i Tryg skal opdateres. Link til forsikringssel-skabet kommer op på hjemmesiden.

Kørselsgodtgørelser til bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer er reduceret.

Regnskabet blev godkendt enstemmigt ved håndsoprækning.

5. Budget for 2017
Budgetforslaget for 2017 – herunder havelejeforhøjelse – blev enstemmigt vedtaget ved håndsoprækning.

6. Forslag
Forslag fra bestyrelsen

1. Bestyrelsen fremsatte forslag om, at der ved alle haver etableres bimålere for at konstatere forbruget. Udgiften for hver havelod vil være max. 3.000 kr. (inkluderer stophane og brønd), idet forudsættes, at haveejeren selv foretager opgravning til brønd.
Afstemning ved håndsoprækning: 6 stemmer imod, stort flertal for. Forslaget er vedtaget.
2. Der etableres nye hovedvandledninger. Forslaget forudsætter, at generalforsam-lingen godkender frigivelse af foreningens opsparingskonto.
Afstemning ved håndsoprækning: 0 imod, stort flertal for. Forslaget er vedtaget.
Forslag fra Bjarne (H 136)

1. Lukning af vand senest 1. december.
Afstemning ved håndsoprækning: 3 imod, stort flertal for. Forslaget er vedtaget.
2. Lukning af bomme senest 1. december.
Afstemning ved håndsoprækning: 4 mod, stort flertal for. Forslaget er vedtaget.
3. Festteltet ned i forbindelse med sidste pligtarbejde.
Afstemning ved håndsoprækning: 0 imod, stort flertal for. Forslaget er vedtaget.
Tage (H 28) henstiller, at borde dækkes til med presenning for ikke at blive ødelagt.

Forslag fra Trine (H 14)
Fjerkræhold i haverne.
Repræsentanterne fra Havelodsselskabet oplyste, at en lokalplan er undervejs til 1.6.2017 med forbud mod husdyr. Formanden oplyste, at kommunen ikke vil lave lokalplan for Baagø.
Afstemning ved håndsoprækning: 3 imod, stort flertal for. Bestyrelsen vil arbejde videre med forslaget,

Forslag fra Heidi (H 118)
1. Honorar (1 års haveleje) til festudvalget og vurderingsudvalget
Afstemning ved håndsoprækning: 11 imod, 9 for. Forslaget er afvist.
2. Varmt vand på foreningens toiletter.
Afstemning ved håndsoprækning: 3 for, stort flertal imod. Forslaget afvist.
En afstemning om håndsprit på toiletterne viste: 16 for og 3 imod.
3. Postkasser ved infohuset
Afstemningen bortfalder.
4. Afhjælpning af smalle veje. – Forslaget er ment som en henstilling til bestyrelsen. Formanden: Folk skal selv klippe deres hække, så vejen ikke bliver smallere.
5. Udskiftning af vandledninger. – Bortfalder, jf. forslag fra bestyrelsen, pkt. 2.
6. Leje af container til haveaffald (forsøg),
Afstemning ved håndsoprækning: 0 for, stort flertal imod. Forslaget afvises.
7. Regnskab for to år til sammenligning.
Forslaget bortfalder.
8. Slamsuger til spuling af dræn 2 gange om året.
Afstemning ved håndsoprækning: 16 for, 3 imod. Forslaget vedtaget.

7. Valg
Valg for to år:
A. Kasserer
Michael (H 99) blev valgt enstemmigt som ansvarshavende kasserer. Marie fortsæt-ter som bogholder i et samarbejde med den valgte kasserer.
B. Tom (H 108) enstemmigt valgt.
C. Ulla (H 158) enstemmigt valgt.
D. Skriftlig afstemning. – Per (H 61) fik 20 stemmer, og Christina (H 38) fik 14 stem-mer. 1 blank stemme. Per er Valgt.

Valg for ét år:
A. Skriftlig afstemning: Christina (H 38) 23 stemmer – Valgt
Kristian (H 87) 33 stemmer – Valgt
Kim (H 43) 32 stemmer – valgt
Bo (H 23) 15 stemmer – ikke valgt
(1 blank og 1 ugyldig stemme)
B. Suppleanter: Bo (H 23)
Heidi (H 118)

8. Repræsentanter til Odense Havelodsselskab: Bestyrelsen udpeger selv.

9. Valg af festudvalg: Anja (H 6). – Suppleant: Leif (H 134).

10. Valg af vurderingsudvalg: Cille (H 90), Jørgen (H 3) og Jan (H 84).

11. Valg af teknisk udvalg. – Ingen forslag.

12. Eventuelt.
1. Elsebeth (H 40) foreslår opstramning af forløbet på generalforsamlingen. – For-manden: Taget til efterretning.
2. Frank (H 148) forslår et møde med borgmester Peter Rahbæk Juul til afklaring af spørgsmålet om opsigelsesfristen i haverne – “varig/ikke varig have”.
3. Cille redegjorde for festudvalget.

Formanden sluttede mødet med at takke deltagerne for relativ ro og nogenlunde orden.

Referent: Kresten (H 32)

Underskrevet og godkendt af bestyrelsen.

Formandens beretning 2017

Formandens beretning

Kære medlemmer af Haveforeningen Baagø

Sikke et år det har været. Der er sket så meget, at jeg ikke synes, at jeg kan nå det ALT sammen igennem i denne beretning. Men jeg vil forsøge at sammenfatte ved at give nogle punktnedslag.

Jeg tiltrådte jo posten som helt ny og uprøvet formand med en meget ringe foreningserfaring sidste år i februar. Jeg kan huske, at jeg spurgte den afgående formand, Trine og hendes mand Jesper, om arbejdet var meget omfattende og om der var nogle særlige kompetencer, jeg burde erhverve mig. Det mente de ikke, men – Trine & Jesper – det skulle vise sig ikke helt at holde stik!

Lad mig skynde mig at slå fast, at jeg bestemt ikke er utilfreds, eller for den sags skyld har fortrudt, at jeg lod mig vælge. Det har været et krævende, men også meget spændende arbejde at være formand – og hold da op, hvor har der været meget at lære.

Året har udover den almindelige drift og det daglige arbejde i høj grad været kendetegnet ved nogle store udfordringer særligt i forbindelse med den noget overraskende konstatering af, at Baagø viser sig at være en midlertidig haveforening og at vores lejekontrakt som en direkte følge heraf mildest talt er noget utilfredsstillende. Vores udlejer, som er Odense Havn som udlejer og Fynsværket som fremlejeudlejer sætter jo nogle opsigelsesbetingelser, der kom bag på de fleste af os.

Heldigvis ser det nu ud til, at Fynsværket ikke umiddelbart har planer om at skulle udvide i vores retning og der er faldet lidt mere ro på vores situation, selvom varighed ikke er noget, vi kan opnå!

Det er også i det forgange år, at Odense Kommune kommer på banen med en række helt ufravigelige krav til igangsættelse af lovpligtig spildevandshåndtering og opmåling af bebyggelser. Og de har IKKE lagt skjul på, at de både KAN og VIL sætte magt bag ordene. Den kommende sæson kommer derfor til at bære præg af disse krav og der forestår et større arbejde med at imødekomme kommunens forlangender.

Blandt andet disse to forhold har betydet, at bestyrelsen har måttet øge sin mødekadence og at vi i perioder har måttet træde sammen stort set på ugebasis. Som sådan kan jeg da nærmest betragte det som et held i uheld, at jeg har måttet være sygemeldt fra mit arbejde først pga. et brækket ribben og derpå en brækket arm (hvor uheldig har man egentlig lov at være?). Jeg har således – helt uønsket – haft en del extra tid, som jeg har kunnet anvende i vores forenings tjeneste.

For nu at starte med begyndelsen: da jeg tiltrådte var jeg fuld af ideer om en række forskellige tiltag. Jeg nævner i flæng: Helårsvand og opsætning af vandmålere, revidering af de meget faste kutymer fx vedrørende bomåbning og -lukning, en større grad af digitalisering og dermed også åbenenhed og større informationsflow til medlemmerne. Jeg ville gerne lægge op til en større medlemsinddragelse og havde da også nogle besparelsesforslag, bl.a. en reduktion af udgifter til bestyrelsesarbejdet.

Det skulle vise sig, at man ikke bare kan komme og revolutionere en hæderkronet institution med masser af både skrevne og uskrevne regler.

Det skulle også vise sig, at aktiv deltagelse i en demokratisk institution ikke er en fast størrelse, som alle forstår det samme ved. Vi har derfor i Bestyrelsen måtte bruge rigtig meget tid på at forsøge på at delegere og ansvarliggøre hinanden og det viser sig, at vi nok ikke rigtig har magtet at blive helt tydelige i vores forventningsafstemninger. Der forestår derfor et større arbejde med at få gjort dette og i det hele taget få klarlagt alle de opgaver, der er, og få dem fordelt, så vi ved, at de bliver løftet.

I løbet af året er også flere medlemmer – af forskellige årsager – udtrådt af bestyrelsen. I Vurderingsudvalget var der opstået problemer og her var vi nødt til at på vores extraordinære generalforsamling at få valgt nogle nye kræfter for inden for en rimelig tidshorzont at kunne levere vurderinger til medlemmer, der ønskede at sælge. Heidi vil i sin beretning gøre nærmere rede for året i Vurderingsudvalget.

Ved samme extraordinære generalforsamling bemyndigedes bestyrelsen enstemmigt mandat til at finde en sekretær, der kunne hjælpe os med at få sat bedre skik på vores administrative procedurer. Jeg vil gerne strax benytte lejligheden til at sige TAK til Ulla, der er trådt til og allerede har leveret en enorm indsats. Hun har heldigvis også sagt ja til, at lade denne generalforsamling konfirmere hendes valg, og det håber både jeg og en enig bestyrelse på, at I vil stemme for.

Jeg vil også meget gerne rette en tak til Leif, der gennem en årrække har fungeret som kasserer. Han har valgt ikke at lade sig genopstille og har for få uger siden også trukket sig fra sin post. Han har oplevet, at arbejdsbyrden simpelthen blev for stor. Han har ikke følt, at han havde den nødvendige opbakning fra bestyrelsen. Derudover har han ikke syntes, at vort samarbejde med Marie, der er professionel revisor og som har forsøgt at samle trådene i årets regnskab, har været den rigtige løsning. Dette er helt uafhængigt af, at en enig bestyrelse rettede henvendelse til hende og anmodede om hendes hjælp. Vi er naturligvis kede af at måtte tage afsked med Leif, der har leveret en stor indsats, og vi ønsker ham alt godt.

Vi siger samtidig TAK til Marie, der har kigget tallene igennem og siger, at regnskabet nok er noget mangelfuldt. Hun anbefaler – helt på linje med den fungerende bestyrelse, at et fokus i den nye sæson må være at – som det så populært hedder – at trække streg i sandet og begynde det nye regnskabsår med at etablere et fornuftigt samarbejde mellem en nyvalgt kasserer i samarbejde med hende som vores eksterne revisor.

I det hele taget er kravene til regnskabsarbejdet generelt blevet meget større og vi kan konstatere, at Haveforeningen Baagø gennem en længere årrække – altså også i årene før Leif påtog sig posten – ikke helt har fulgt med tiden, hvorfor vi står med en udfordring på dette område i den nye sæson.

Desværre måtte vi også i det forløbne år skride til en drastisk handling og ekskludere et bestyrelsesmedlem, der ikke på betryggende vis kunne løfte opgaven.

Også ved den extraordinære generalforsamling tilkendegav de fremmødte tilsagn til det oplæg, som bestyrelsen fremlage om en generel professionalisering og en øget digitalisering af foreningens administration. Nogle at tiltagene er allerede i proces og er ved at blive implementerede. Den nye bestyrelse skal fortsætte dette arbejde og yderligere kvalificere oplægget. Det glæder vi os til.

Både Ordensudvalget og Teknisk Udvalg har stået med nogle vanskeligheder, der bl.a. har bevirket, at ”skidtbrevs”-procedurerne har fejlet. Vort medlemskartotek og vores opkrævningsprocedurer har simpelthen ikke været opdaterede Vi fik ikke fik vores telt ned i tide før den første efterårsstorm, selvom der ellers var mange medlemmer, der bekendtgjorde, at de var villige til at hjælpe. Den kommende sæsons bestyrelsesarbejde har en opgave i, at få systematiseret og beskrevet ansvarsfordeling på en måde, så INGEN kan være i tvivl. Når Heidi har afgive beretning fra Vurderingsudvalget, vil først John berette fra Teknisk Udvalg og Bo vil fremlægge beretning for Ordensudvalget.

Når I således ser, at vi i år skal have mange valg til forskellige poster – udover de sædvanlige – er der altså gode grunde til det.

Jeg skal også sige MANGE tak til de øvrige bestyrelsesmedlemmer og så sandelig også til de medlemmer, der på vores sommermøde meldte sig til at indgå i arbejdsgrupper og tænketanke i forbindelse med bl.a. spildevandshåndtering og pasning af det mangekantede, lilla pumpehus, der med kontraktfornyelsen i foråret blev vores ansvar. Vi har ikke glemt jer og vi vender – frygteligt – tilbage til jer, så snart den nye bestyrelse har konstitueret sig.

En stor tak også til festudvalget, der gennem hele sæson 20016 har stået for diverse overordentligt vellykkede arrangementer, herunder fast lørdagshygge, fejringen af Sct. Hans og ikke mindst et vidunderligt bal til vores sensommerfest. Vi er glade for indsatsen og håber, at i har gejsten til at gøre 2017 lisså festligt!!

Jeg skal også lige nå at nævne præmiehaverne. Sæsonens præmier gik til:

Xx for Xx
Xx for XX
XX for XX

Tillykke alle sammen!

Til slut vil jeg bare sige følgende: Når jeg ser frem mod både den nye sæson og de kommende år, kan jeg konstatere, at vi har mange både presserende opgaver og også en række sager, der mere ligger på den lange bane foran os. Der bliver en del arbejde, men det bliver også sjovt!! Jeg håber meget på en fortsat åben dialog og glæder mig til et godt samarbejde med nogle nye og aktive bestyrelsesmedlemmer og med foreningens øvrige medlemsskare, hvor det skal handle om at styrke vores forening, ruste os til at kunne håndtere fremtidens udfordringer, så vi fortsat kan nyde livet i vores dejlige haver.

God havesæson alle sammen!!!

Formand Henning Lang, 5. marts 2017.