Indkaldelse Ekstraordinær Generalforsamling 21.03.23
Afkrydsningsskema skidtbrev HF Baagø
H/F Baagø – Ekstraordinær Generalforsamling
Hermed indkaldes til H/F Baagøs Ekstraordinære Generalforsamling
Tid: Tirsdag d. 21.03.23 kl. 19.00
Sted: Odense Havelodsselskabs lokaler, Skovsbovænget 10, 5230 Odense M.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent. (Bestyrelsen foreslår Maja Kruse)
2. Valg af referent
3. Valg til stemmeudvalg (2 personer)
4. Præsentation af den nye bestyrelse
5. Forslag fra bestyrelsen
5.1 Bestyrelsen stiller forslag til nye ordensregler. Se bilag
Der stemmes således om, om de nye ordensregler skal gælde:
• JA – De nye ordensregler vedtages
• NEJ – De nye ordensregler vedtages ikke
5.2 Bestyrelsen stiller forslag til et afkrydsningsskema, der bliver vedlagt ved eventuelle
skidtbreve. Se bilag.
Der stemmes således om, om det nye afkrydsningsskema skal indføres og vedlægges ved
udstedelse af skidtbrev
• JA – Det nye afkrydsningsskema indføres og vedlægges ved udstedelse af skidtbrev.
• NEJ – Det nye afkrydsningsskema indføres ikke.
6. Forslag fra medlemmer (Forslag modtaget til Ordinær Generalforsamling, men blev
udskudt til Ekstraordinær Generalforsamling)
6.2. Fra Bibi A. Borre, have 57, er modtaget 19 forslag, hvoraf nogle kan bringes til en
JA/NEJ-afstemning, mens andre ikke kan – vurderingerne fremgår i kursiv – under forslagene
nedenfor: 6.2.1 Der foreslås et mere gennemskueligt regnskab o Kan ikke besluttes uden
beskrivelse af, hvad der konkret ønskes Der kan stemmes derfor ikke
6.2.3. Det foreslås at bilagskontrollanterne introduceres til hvad deres opgave er
Hertil bemærkes, at udførlig vejledning er tilgængelig på foreningens hjemmeside samt på
både Hovedforbundets og Kredsens hjemmeside.
Der stemmes således om, om bestyrelsen skal pålægges yderligere at introducere
bilagskontrollanterne til opgaven:
• JA, bestyrelsen pålægges yderligere at skulle introducere
• NEJ, bestyrelsen skal ikke pålægges yderligere at introducere.
6.2.4. Det foreslås at alle høres, uden at det får personlige karakter i form af juridiske trusler
osv. Hertil bemærkes, at den afgående bestyrelse udelukkende har henvist til
kolonihavejura eller søgt vejledning i OHS eller Hovedforbund med henblik på korrekt
sagsbehandling.
Det bemærkes også, at forslaget ikke er konkret nok til at kunne gøres til genstand for
hverken vedtagelse eller forkastelse Der stemmes således ikke
6.2.5. Det foreslås at der udsendes et referat efter hvert bestyrelsesmøde uden
personfølsomme oplysninger, så alle har mulighed for at følge med i hvad der rører sig i
foreningen
Det bemærkes, at dette allerede ligger som vedtagelse, der tilsiger, at referaterne gøres
tilgængelige på hjemmesiden.
Der stemmes derfor om, om generalforsamlingen skal indskærpe, at vedtagelsen følges:
• JA, generalforsamlingen indskærper, at alle referater skal gøres tilgængelige
• NEJ, generalforsamlingen ønsker ikke en indskærpelse
6.2.6.Der foreslås at der udsendes referat fra de forskellige møder formanden deltager i eks
kolonihaveforbundet osv. Der stemmes derfor om, hvorvidt formanden skal forpligtiges til
at offentliggøre referater fra alle eksterne møder:
• JA, formanden pålægges at offentliggøre referater fra alle eksterne møder
• NEJ, formanden pålægges ikke at offentliggøre referater fra alle eksterne møder.
6.2.7. Der foreslås at der efter hver generalforsamling skrives et fyldestgørende referat
Det bemærkes, at der efter generalforsamlingerne altid offentliggøres referat på
hjemmesiden, samt at ”fyldestgørende” ikke er defineret i forslaget, hvorfor det ikke kan
hverken vedtages eller forkastes Der kan derfor ikke stemmes.
6.2.8 Der foreslås at det synliggøres hvilken honorar man modtager for at sidde i bestyrelsen
samt de forskellig udvalg, i vores vedtægter
Det bemærkes, at forslagets emne allerede er drøftet og har været til afstemning under pkt.
8.1. Det kan derfor ikke stemmes.
6.2.9. Der foreslås at alle nye medlemmer får en introduktion til Baagø Haveforening
vedtægter, når kontrakt underskrives
Det bemærkes, at en sådan vejledning og underskrivelse allerede finder sted ifm. med hver
havehandel, hvor nye havelejere orienteres og med deres underskrift forpligter sig til at læse
gld. vedtægter, regler og procedurer, der er tilgængelige på foreningens hjemmeside. Der
kan derfor ikke stemmes.
6.2.10. Der foreslås at alle nye tiltag skal vendes på generalforsamling, så der ikke opstår
misforståelser, så som el-ladestandere, reklamer på husgavle osv.
Det bemærkes at forslaget 1. ikke er konkret nok til egentlig afstemning, samt 2. at
bestyrelsens beslutningskompetence og mulighed for handling i den daglige drift fjernes og
kan få negativ opsættende virkning for driften, såfremt alle daglige og løbende
bestyrelsesbeslutninger skal godkendes på generalforsamlinger. Om bestyrelsens handle
muligheder og -frihed: Se bestyrelsesvejledningen, der er tilgængelig på hjemmesiden og på
OHS’ og Hovedforbundets hjemmesider og i øvrigt sendes til nye bestyrelsesmedlemmer Der
kan derfor ikke stemmes.
6.2.11. Der foreslås ny arbejdsgruppe til Facebook samt hjemmesiden, så det bliver
opdateret jævnt
Det bemærkes, at ikke alle medlemmer har valgt at være med i Facebookgruppen. Den
afgående bestyrelse har derfor bevidst valgt IKKE at anvende dette forum til generelle
meddelelser. Disse offentliggøres i stedet på hjemmesiden.
Der stemmes derfor om, om der skal nedsættes arbejdsgruppe til Facebookgruppen (obs: En
Facebookgruppe kan kun have en administrator):
• JA, Facebookgruppen skal underlægges en arbejdsgruppe
• NEJ, Facebookgruppen skal ikke underlægges en arbejdsgruppe
Der stemmes også om, om hjemmesiden skal varetages af en arbejdsgruppe
• JA, hjemmesiden skal drives af en arbejdsgruppe
• NEJ, hjemmesiden skal ikke have en arbejdsgruppe
Vedtages det ene eller begge forslag, skal der afholdes valg til disse grupper.
6.2.12. Der foreslås en telefonliste til medlemmerne
Det bemærkes, at en sådan iht. til gældende GDPR-regler ikke kan offentliggøres uden
samtykke fra samtlige registrerede Der kan således ikke stemmes.
6.2.13. Der foreslås at diverse kurser, som man kan søge, lægges ud på hjemmesiden
Det bemærkes, at kurser og andre af kredsens og hovedforbundets aktiviteter i forvejen er
tilgængelige på kredsens og hovedforbundets hjemmesider. Det vil pålægge en bestyrelse
unødvendigt merarbejde og også øge risikoen for fejl, hvis en bestyrelse forpligtes på at
overføre og vedligeholde oplysningerne på foreningens egen hjemmeside. Der stemmes
derfor ikke.
6.2.14. Der foreslås at nye bestyrelsesmedlemmer introduceres til kolonihaveforeningens
Bestyrelsesvejledning, så man derved kan løfte i flok
Det bemærkes, at vejledningen til en hver tid er tilgængelig på Baagøs, Hovedforbundets og
kredsens hjemmesider Der stemmes om, om bestyrelsen skal pålægges yderligere at
implementere introduktioner:
• JA, bestyrelsen skal introducere til bestyrelsesvejledningen
• NEJ, bestyrelsen skal ikke pålægges yderligere at introducere.
6.2.15. Der foreslås at fællesforsikringen opdateres 1 gang årligt, hvad dækker den osv. og
at man som medlem selv henvender sig til forsikringen ved skade
Det bemærkes, 1. at foreningens police til enhver tid kan ses på hjemmesiden og at
kassereren er forpligtet til at lægge evt. nye policer eller policeændringer på hjemmesiden
og 2. at det allerede er således, at havelejer selv fortager henvendelse og skadesanmeldelse
til forsikringsselskabet med angivelse af reference til foreningens policenummer Der
stemmes derfor ikke.
6.2.16. Der foreslås at man får et eksternt firma til at lave dræn og vedligeholde drænene
Det bemærkes at forslaget er fremsat uden en vedlagt udgiftsberegning, hvorfor det IKKE i
denne form kan bringes til afstemning
Der stemmes derfor om, om foreningen ønsker at indhente tilbud fra eksterne leverandører
for drænvedligehold & -etablering til evt. godkendelse på ordinær eller ekstraordinær
generalforsamling:
• JA, foreningen ønsker klarlæggelse af økonomien i at benytte ekstern leverandør
• NEJ, foreningen ønsker ikke klarlæggelse af økonomien ifh. ekstern leverandør
Vedtages forslaget skal generalforsamlingen udpege / vælge personer til varetagelse
af denne opgave og beslutte arbejds-/forretningsgang ifht. processen. ObS: Forslaget
kan ikke vedtages, hvis forslag fra Henrik & Trine (pkt. 8.1) allerede er vedtaget.
6.2.17. Det foreslås at der laves en akut telefonliste over hvem man skal kontakte, hvis der
skulle opstå problemer med pumpehuset osv. Der stemmes om, om et antal medlemmer
skal forpligtes til pasning af akuttelefon
• JA, der skal etableres en akuttelefon
• NEJ, der skal ikke etableres akuttelefon Vedtages forslaget skal generalforsamlingen
udpege / vælge personer til opgaven.
6.2.18. Det foreslås at der laves optegning over dræn samt el i foreningen så alle ved hvor
dette befinder sig o Det bemærkes at disse allerede findes i foreningshuset Der stemmes
derfor ikke.
6.2.19. Det foreslås at ordensudvalget nedlægges og overtages af bestyrelsen Der stemmes
om, hvorvidt ordensudvalget skal nedlægges og dets opgaver fremover skal pålægges
bestyrelsen:
• JA, ordensudvalget skal nedlægges og dets opgaver pålægges bestyrelsen
• NEJ, ordensudvalget skal ikke nedlægges og dets opgaver ikke pålægges bestyrelsen
Obs: der er allerede under valgene valgt nyt ordensudvalg. Dette valg skal ved
forslagets vedtagelse annulleres.
6.3. Fra Elisabeth Petersen, have 124, er modtaget 2 forslag:
6.3.1. Årets regnskab ønskes gennemgået af ekstern revisor
Det bemærkes, at regnskabet er bogført af Jørgen Findsen, have 78, der fungerer som
regnskabsfører og som har bogført og tjekket alle bilag, samt fremlagt det afstemte
regnskab, der er gennemgået og godkendt af to valgte bilagskontrollanter. Det bemærkes
også, at forslaget er fremsat uden redegørelse for de herved forbundne udgifter
Der stemmes om, om foreningen ønsker ekstern revision af dette års regnskab
• JA, dette års regnskab skal underlægges ekstern revision
• NEJ, dette års regnskab skal ikke underlægges ekstern revision
6.3.2. Fremtidige regnskaber skal udarbejdes med bistand fra registreret revisor.
Det bemærkes, at forslaget er fremsat uden redegørelse for de herved forbundne udgifter
Der stemmes om, om fremtidige regnskaber skal underlægges revision og samarbejde med
autoriseret revisor
• JA, regnskaber skal fremover udarbejdes med bistand fra aut. revisor
• NEJ, regnskaber ikke skal fremover udarbejdes med bistand fra aut. revisor
6.4. Fra Henning Lang, have 106 er modtaget 1 forslag:
6.4.1 De gældende støjregler, bringes i erindring og konfirmeres af generalforsamlingen.
Regler lyder
• Der må ikke bruges el og maskinværktøj i tidsrummet før kl. 8:00 og efter kl. 19 i
hverdage og før kl. 09:00 og efter kl. 18:00 i weekender.
• Der må IKKE afspilles elektronisk forstærket musik i haven.
• Der opfordres i øvrigt til at vise hensyn til øvrige beboer ved anden højlydt støj i
samme tidsrum
Vi stemmer om støjreglerne:
• JA, støjreglerne skal gælde fremover
• NEJ, støjreglerne skal ikke være gældende fremover
6.5. Fra Ferdinand og Charlotte Fleischer, have 113, er indkommet 4 forslag:
6.5.1. Ledige haver annonceres altid.
Det ville være dejligt om alle haver som sættes til salg, blev slået op fx. på vores Facebook
eller hjemmeside. På den måde kan nuværende kolonister anbefale venner/familie at købe,
så vi understøtter og udbygger fællesskabet den vej rundt. Vi foreslår derfor, at bestyrelsen,
når de har foretaget have-vurderingen, lægger den op til salg på Facebook, hvorefter sælger
kan koble diverse fotos på, hvis de har lyst, og at det skrives ind i vores vedtægter under
salg/vurderinger.
Der stemmes om, om bestyrelsen forpligtes til altid skal slå haver til salg op på
Facebook/hjemmeside
• JA, bestyrelsen forpligtes til sørge for, at alle haver til salg opslås på Facebook /
hjemmeside
• NEJ, bestyrelsen forpligtes ikke til at sørge for, at alle haver til salg opslås på
Facebook / hjemmeside.
6.5.2. Infohuset – byttecentral. Vi vil foreslå, at info-huset sættes i stand, så byttecentralen
kan komme op og køre igen – genbrug er jo både godt for vores miljø/klima og for vores
pengepung.
Der stemmes om, hvorvidt Infohuset skal istandsættes
• JA, Infohuset skal istandsættes
• NEJ, Infohuset skal ikke istandsættes
Vedtages forslaget skal der vælges / udpeges personer til opgaven.
6.5.3. Ændring af hækklipningsregler – gr. hensyn til biodiversitet: I løbet af sommeren 2022
skrev nogen på vores Facebookgruppe, at det var bedre for biodiversiteten, hvis man ikke
klippede hæk før til september. Det foreslås, at vi dropper kravet i ordensreglerne om
klipning 2 gange årligt (14. juli og 1. oktober) og kun fastholder kravet om en årlig klipning
før 1. oktober fremover. For at dette kan lade sig gøre, skal foreningen gennemgå hække,
der hænger langt ud over vejen og hjælpe (på arbejdsweekender) med at få disse rettet op,
så det fremover kan fungere for os alle med en årlig klipning.
https://www.dyrenesbeskyttelse.dk/artikler/klip%20ikke-haekken-foer-sankt-hans
Det bemærkes, at hækvedligehold er nødvendigt hele året – det skal altid være muligt for
Slamson samt Brand & Beredskab at komme forbi. Det bemærkes også, at såfremt
ordensreglerne bliver vedtaget, bortfalder dette punkt, da bestyrelsen, i forslaget om
ordensregler, stiller forslag om at nedsætte hækklipningskravet til 1 gang årligt.
Der stemmes om, om hækklipningskravet skal nedsættes til 1 gang årligt
• JA, hækklipningskravet nedsættes til 1 gang årligt – før 1. oktober
• NEJ, hækklipningskravet skal ikke nedsættes til 1 gang årligt – før 1. oktober
6.5.4. Flere fællesarbejdsdage: Det foreslås, at hver have bidrager med 2 arbejdsformiddage
om året i stedet for den nuværende ene. På den måde vil vi få tid til at etablere
ovenstående, sikre dræn (obs: kan ikke nødvendigvis forenes med forslagene vedr. dræn i
pkt. 8.1 og punkt 8.2) vedligeholde fx byttecentral, klargøring af hække til årlig klipning, og
evt. aktiviteter fra pressede udvalg.
Det bemærkes, at der både i det forgangne år – og også i tidligere år – har været mere end 1
fællesarbejdsdag pr. have.
• Ja, hver have skal levere 2 fællesarbejdsdage årligt
• NEJ, hver have skal ikke levere 2 fællesarbejdsdage om året
7. Eventuelt
OBS: Der kan udelukkende behandles forslag, der er forenelige med reglerne for
generalforsamling