Cookie- og persondatapolitik

Senest opdateret: 31/5 – 2026

H/F Baagø Haveforening behandler personoplysninger som led i den almindelige drift af foreningen, medlemsadministration, kommunikation med medlemmer, håndtering af havesalg, byggeri, adgangsforhold, økonomi, foreningsaktiviteter og øvrige forhold, der er nødvendige for at drive haveforeningen.

Denne cookie- og persondatapolitik beskriver, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvor længe vi opbevarer dem, hvem vi eventuelt deler dem med, og hvilke rettigheder du har.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige er:

H/F Baagø Haveforening
Website: https://baagoehaveforening.dk/
E-mail: bestyrelse@baagoehaveforening.dk

Henvendelser om persondata kan sendes til bestyrelsen på ovenstående e-mailadresse.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler almindelige personoplysninger om medlemmer, tidligere medlemmer, ansøgere, købere, sælgere, bestyrelsesmedlemmer, frivillige, leverandører og andre personer, der kontakter foreningen.

Det kan blandt andet være:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Havenummer
  • Oplysninger om medlemskab
  • Oplysninger om kontingent, betalinger og økonomiske mellemværender
  • Oplysninger i forbindelse med køb og salg af have
  • Oplysninger om vurdering, byggesager, færdigmeldinger, tilladelser og dokumentation
  • Oplysninger om adgangsforhold, f.eks. bom, nøgle, fjernbetjening, kode eller lignende
  • Korrespondance mellem medlemmet og bestyrelsen
  • Henvendelser via kontaktformularer
  • Dokumenter og bilag, som indsendes til foreningen
  • Referater, beslutninger, påtaler, advarsler, klager, indsigelser og anden dokumentation relateret til foreningens drift og ordensregler

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, medmindre det er nødvendigt i en konkret sag, eller oplysningerne selv gives til os i forbindelse med en henvendelse. Hvis vi modtager oplysninger, som ikke er nødvendige for sagen, kan de blive slettet eller anonymiseret.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

  • At administrere medlemskaber
  • At opkræve kontingent, gebyrer og andre betalinger
  • At kommunikere med medlemmer og andre relevante personer
  • At håndtere havesalg, købsaftaler, vurderinger og ventelister
  • At behandle byggesager, færdigmeldinger og andre forhold vedrørende havelodder
  • At administrere adgangsforhold, bom, nøgler, koder og lignende
  • At planlægge og afholde generalforsamlinger, arbejdsdage, medlemsmøder og foreningsaktiviteter
  • At håndhæve foreningens vedtægter, ordensregler og øvrige gældende regler
  • At dokumentere bestyrelsens beslutninger, sagsbehandling og korrespondance
  • At håndtere klager, påtaler, indsigelser, tvister eller mulige retskrav
  • At overholde lovgivningsmæssige forpligtelser, herunder bogføring og regnskab
  • At drive og vedligeholde foreningens hjemmeside og digitale systemer

4. Behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag:

Aftale: Når behandlingen er nødvendig for at administrere dit medlemskab eller andre aftaler med foreningen.

Retlig forpligtelse: Når vi er forpligtet til at opbevare oplysninger efter lovgivningen, f.eks. bogføringsregler.

Legitim interesse: Når behandlingen er nødvendig for foreningens almindelige drift, dokumentation, medlemsadministration, kommunikation, håndhævelse af regler eller varetagelse af foreningens og medlemmernes interesser.

Samtykke: I enkelte tilfælde kan vi bede om samtykke, f.eks. ved visse former for offentliggørelse af billeder, særlige kontaktoplysninger eller brug af ikke-nødvendige cookies.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage.

5. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til det formål, oplysningerne er indsamlet til.

For aktive medlemmer opbevarer vi som udgangspunkt relevante medlemsoplysninger i hele medlemsperioden. Det gælder f.eks. navn, adresse, kontaktoplysninger, havenummer, medlemsoplysninger, kontingentforhold, adgangsforhold, korrespondance med bestyrelsen, byggesager, havesalg, påtaler, advarsler, klager og anden dokumentation, hvis oplysningerne er nødvendige for foreningens administration, drift, dokumentation eller håndhævelse af regler.

Når et medlemskab ophører, gennemgår vi relevante oplysninger og sletter eller anonymiserer dem, når de ikke længere er nødvendige.

Nogle oplysninger kan dog blive opbevaret længere, hvis der er et sagligt eller lovmæssigt behov for det. Det kan f.eks. være:

  • Regnskabs- og bogføringsmateriale, som normalt opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
  • Dokumentation i forbindelse med krav, tvister, klager, påtaler, advarsler eller andre sager, hvor foreningen har behov for at kunne dokumentere historik og beslutninger.
  • Referater, generalforsamlingsmateriale og bestyrelsesbeslutninger, som har varig betydning for foreningens drift.
  • Oplysninger i byggesager, køb/salg, overdragelser eller forhold vedrørende haveloddet, hvis oplysningerne fortsat er relevante for foreningen eller den efterfølgende administration.

Korrespondance med bestyrelsen slettes eller arkiveres, når den ikke længere er nødvendig. Henvendelser, der har betydning for medlemsforhold, økonomi, byggeri, adgangsforhold, ordensregler, påtaler, klager eller tvister, kan opbevares så længe, der er et sagligt behov for dokumentation.

6. Modtagere og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt for foreningens drift, administration eller lovmæssige forpligtelser.

Foreningen anvender blandt andet digitale systemer og leverandører til medlemsadministration, hjemmeside, e-mail, dokumenthåndtering og administration. Det kan f.eks. være:

  • ForeningLet til medlemsadministration
  • Simply.com til hjemmeside og mail
  • Google Drev til opbevaring af dokumenter
  • Bom-administrationsmodul
  • Microsoft 365, herunder Teams, SharePoint og OneDrive

Der kan desuden ske videregivelse til f.eks. revisor, administrator, advokat, offentlige myndigheder, Odense Havelodselskab, Kolonihaveforbundet, Odense Kommune eller andre relevante parter, hvis det er nødvendigt i en konkret sag.

Hvor det er påkrævet, sikrer vi, at der foreligger databehandleraftaler med de leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af foreningen.

7. Offentliggørelse på hjemmesiden

Foreningen kan offentliggøre oplysninger på hjemmesiden, når det er nødvendigt og relevant for foreningens drift og information til medlemmer eller offentligheden.

Det kan f.eks. være:

  • Nyheder fra bestyrelsen
  • Referater
  • Generalforsamlingsmateriale
  • Praktiske informationer
  • Information om haver til salg
  • Kontaktoplysninger på bestyrelse eller udvalg
  • Billeder fra foreningen eller arrangementer

Ved offentliggørelse forsøger vi at begrænse personoplysninger til det nødvendige. Hvis der offentliggøres billeder eller oplysninger, hvor samtykke er nødvendigt, indhenter vi samtykke.

Ved havesalg kan oplysninger som havenummer, beskrivelse, pris, billeder og kontaktoplysninger blive offentliggjort, hvis sælger har indsendt oplysningerne med henblik på offentliggørelse.

8. Kontaktformularer og indsendelse af oplysninger

Når du kontakter foreningen via hjemmesidens kontaktformularer, behandler vi de oplysninger, du indsender. Det kan f.eks. være navn, e-mailadresse, havenummer, emne, beskrivelse, adgangsoplysninger og eventuelle uploadede dokumenter.

Oplysningerne bruges til at behandle din henvendelse og gemmes, så længe det er nødvendigt for den konkrete sag. Hvis henvendelsen har betydning for dit medlemskab, en byggesag, havesalg, adgangsforhold, økonomi, påtale, klage eller anden dokumentation, kan oplysningerne blive opbevaret som en del af foreningens sagsmateriale.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder.

Du har som udgangspunkt ret til:

  • At få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • At få urigtige oplysninger rettet
  • At få oplysninger slettet, hvis vi ikke længere har grundlag for at opbevare dem
  • At få behandlingen begrænset i visse tilfælde
  • At gøre indsigelse mod behandling i visse tilfælde
  • At modtage dine oplysninger i et struktureret format i visse tilfælde
  • At trække et samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Retten til sletning er ikke absolut. Foreningen kan derfor afvise at slette oplysninger, hvis vi fortsat har et sagligt eller lovmæssigt behov for at opbevare dem, f.eks. af hensyn til medlemsadministration, bogføring, dokumentation, påtaler, klager, tvister eller retskrav.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte bestyrelsen på:

bestyrelse@baagoehaveforening.dk

10. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte bestyrelsen.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

11. Cookies

Hjemmesiden bruger cookies og lignende teknologier.

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din computer, tablet eller mobil, når du besøger hjemmesiden. Cookies kan bruges til at få hjemmesiden til at fungere, huske indstillinger, lave statistik eller integrere indhold fra tredjeparter.

12. Typer af cookies

Hjemmesiden kan bruge følgende typer cookies:

Nødvendige cookies
Disse cookies er nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere korrekt. De kan f.eks. bruges til sikkerhed, formularer, login, spam-beskyttelse eller teknisk drift. Nødvendige cookies kan ikke fravælges.

Statistikcookies
Disse cookies kan bruges til at forstå, hvordan hjemmesiden bliver brugt, f.eks. hvilke sider der besøges. Statistikcookies bruges kun, hvis de er nødvendige og lovlige, eller hvis der er indhentet samtykke, hvor det kræves.

Marketingcookies
Disse cookies bruges til markedsføring eller sporing på tværs af hjemmesider. H/F Baagø Haveforening bruger som udgangspunkt ikke marketingcookies, medmindre det tydeligt fremgår af hjemmesidens cookiebanner, og du har givet samtykke.

Tredjepartscookies
Hvis hjemmesiden indlejrer indhold fra tredjeparter, f.eks. kort, videoer, sociale medier eller eksterne formularer, kan disse tredjeparter sætte cookies. Sådanne cookies kræver som udgangspunkt samtykke, medmindre de er teknisk nødvendige.

13. Samtykke til cookies

Hvis hjemmesiden bruger andre cookies end teknisk nødvendige cookies, vil du blive bedt om samtykke via et cookiebanner.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookieindstillingerne på hjemmesiden.

Du kan også slette eller blokere cookies i din browser. Vær dog opmærksom på, at nogle funktioner på hjemmesiden muligvis ikke virker korrekt, hvis du blokerer cookies.

14. Ændringer i politikken

Vi kan ændre denne cookie- og persondatapolitik, hvis der sker ændringer i foreningens behandling af personoplysninger, hjemmesidens funktioner, anvendte systemer eller gældende regler.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på hjemmesiden.